El sistema de información gerencial

El sistema de información gerencial es una herramienta que tiene la administración de cualquier entidad que le debe ayudar a: contar con una base confiable de toma de decisiones y de acciones efectivas; proporcione avisos y señales de las situaciones que no están funcionando de manera correcta; proporcione elementos para delegar responsabilidades y la ejecución de tareas a los subordinados, así como los elementos para medir su desempeño. Para tal efecto la entidad deberá contar con los siguientes elementos:

Una descripción de la información que cada puesto y nivel necesita para llevar a cabo sus tareas y la forma en la que la deberá recibir.

La descripción y la forma de comunicar a los niveles ejecutivos de toma de decisiones estratégicas de información externa relativa a los mercados significativos, competencia, cotizaciones, etc.

• La información a los ejecutivos debe ser preparada con una base panorámica, que no permita que el ejecutivo se distraiga en detalles insignificantes, pero que contenga información estadística de calidad orientada a operaciones y decisiones futuras, relevante para las decisiones clave que tengan que tomar y a los factores clave encaminados al éxito en el desempeño (cumplimiento o excedente de metas y objetivos).
• Tiene que haber una evaluación y retroalimentación por parte de los ejecutivos en cuanto a que la información que reciben es la adecuada para sus actividades, es suficiente para la toma de decisiones, están satisfechos con la precisión y confiabilidad de la información, es oportuna y con la frecuencia necesaria para la toma de decisiones, y si existe información adicional que debiera ser generada para mejorar la toma de decisiones.
• Debe tener características de claridad, relevancia, comprensibilidad, libre de terminología incomprensible o ambigua, libre de descripciones irrelevantes y cubre de manera completa todas las áreas relevantes de la entidad.
• El paquete de información debe incluir parámetros de comparación que permitan medir el desempeño como son: niveles presupuestados o planeados de cumplimiento comparados con los niveles reales, niveles alcanzados en el pasado, niveles alcanzados por la competencia y el promedio de la industria.

En cuanto a los reportes financieros se debe tener establecido que:

• Sean distribuidos de forma amplia a los puestos significativos.
• Tengan la frecuencia suficiente para que las acciones correctivas sean tomadas con oportunidad.
• Que no ignoren operaciones o actividades significativas de la entidad.
• Que estén preparados de tal manera que los reportes resumidos entregados a los niveles ejecutivos y de gobierno de la entidad estén sustentados y referenciados a los reportes detallados que son entregados a los niveles inferiores.
• Que incluyan estados de posición financiera, de resultados (operaciones) y de flujo de efectivo por los últimos períodos (meses) que se están reportando comparativos con los mismos períodos de años anteriores y presupuestados.
• Que permiten identificar fácilmente información clave como la utilidad bruta, las provisiones y pagos anticipados, el nivel de inventarios (materia prima, producción en proceso y producto terminado) y de capital de trabajo, etc.
• Permiten la identificación y la confrontación de la misma información de varias fuentes como puede ser el nivel de inventarios contra el conteo físicos del inventario, de tal manera que permita identificar y corregir con oportunidad las discrepancias.

Todo lo anterior soportado con sistemas de tecnología de la información robustos y probados.