La flexibilidad laboral no es trabajar sin reglas, las políticas también importan

La flexibilidad laboral ha dejado de ser sólo una opción para muchos y se han convertido en una gran demanda. En este escenario, los empleadores buscan adaptarse a las expectativas de una fuerza laboral que valora un equilibrio entre la vida personal y profesional. Sin embargo, el éxito de los nuevos modelos de trabajo depende de las políticas que los regulen.

Rogelio Salcedo, socio de Axialent, indica que los líderes deben establecer reglas y límites efectivos en sus políticas de flexibilidad laboral para garantizar un entorno de trabajo productivo. Cuando la flexibilidad se implementa sin un marco de reglas claras, pueden surgir problemas que afectan tanto a la fuerza laboral como a las compañías.

“Los líderes deben establecer reglas claras para evitar la ambigüedad y asegurar que la flexibilidad no se convierta en una carga o fuente de conflicto”, agrega Salcedo.

Las nuevas formas de trabajo traen consigo una serie de beneficios indiscutibles para diversos empleados, como la capacidad de trabajar desde casa o ajustar los horarios, lo que se traduce en una mejor calidad de vida y, en casos, una mayor productividad.

Pero la falta de reglas claras puede llevar a ambigüedades y conflictos en torno a expectativas y responsabilidades. Sin una guía definida, los empleados y líderes pueden enfrentar incertidumbre sobre cómo gestionar horarios flexibles y qué se espera en términos de disponibilidad y rendimiento.

Estrella Vázquez, directora y fundadora de Time2Grow, precisa que la capacitación es crucial para que los empleados y líderes entiendan cómo gestionar su tiempo y prioridades en un entorno flexible.

“Es importante que los líderes desarrollen habilidades de comunicación asertiva y sensibilidad para identificar cuándo un problema es de expectativas y resultados, y cuándo es un tema más personal que requiere una intervención humana”, destaca Vázquez.

Según McKinsey, durante la pandemia las empresas que adoptaron prácticas de trabajo flexible reportaron un aumento del 15% en su rentabilidad en comparación con aquellas que no lo hicieron. Esto revela que los empleados que disfrutan de esa flexibilidad tienen una tendencia a ser leales y comprometidos con sus empleadores. Sin embargo, puede ser un arma de doble filo.

Gallup señala que la mayoría de los colaboradores a nivel global no están comprometidos con su trabajo. Tres de cada cuatro personas están en esta condición, y esto tiene un costo aproximado de 8.8 billones de dólares anuales en pérdidas de productividad, equivalente al 9% del Producto Interno Bruto (PIB) global, de acuerdo con estimaciones de la firma.

Por lo tanto, la combinación entre flexibilidad y la falta de compromiso por parte de los trabajadores puede no ser la mejor mezcla. De hecho, al finalizar la pandemia de Covid-19, el 42% de los trabajadores consideró que el regreso a la oficina los hace más productivos.

Los retos de la flexibilidad laboral

Un trabajo flexible, pero sin políticas claras puede conducir a conflictos internos o una baja en el desempeño de las personas. A decir de los especialistas, algunos de los retos que tienen los nuevos modelos laborales son:

• Guía sobre las tareas y actividades. Sin este elemento los empleados y líderes pueden enfrentar incertidumbre sobre cómo gestionar horarios flexibles y qué se espera en términos de disponibilidad y rendimiento.
• Equidad en las políticas de flexibilidad. Las percepciones de injusticia pueden surgir si algunos empleadores se benefician más que otros, especialmente si no todos los roles sin igualmente compatibles con el trabajo remoto o flexible.
• Integración de tecnología. Sin sistemas automatizados adecuados, el trabajo flexible puede generar una mayor carga administrativa en lugar de aliviarla, afectando la eficiencia y la satisfacción.
• Capacitación. El insuficiente desarrollo de habilidades de gestión de tiempo y comunicación puede llevar a una falta de productividad y coordinación. Los líderes y empleados necesitan formación adecuada para utilizar efectivamente las herramientas de comunicación y gestión de proyectos en un entorno flexible.

Valoración del Rol para un esquema flexible

Salcedo comenta que no todos los empleados son adecuados para el trabajo remoto. Es importante considerar las funciones del puesto y las habilidades de autogestión de cada persona para que el trabajo flexible sea efectivo.

“La flexibilidad incluye la responsabilidad de estar disponible cuando se necesita. Por ejemplo, si tienes un horario flexible, pero surge una llamada urgente mientras paseas al perro, deberías estar dispuesto a atenderla; no todos son aptos para trabajar desde casa. Hay personas que necesitan un entorno estructurado para hacer productivas”, añade Estrella Vázquez.

Los especialistas coinciden en que es importante evaluar los roles y puestos para determinar si son adecuados para ser considerados en un esquema de flexibilidad laboral. Un análisis detallado para adaptar las políticas de flexibilidad laboral a las características y requisitos específicos de cada rol dentro de la organización es clave para un redimiendo óptimo.

“La flexibilidad no es aplicable a todos los roles o puestos. Es crucial entender las funciones específicas de cada puesto y evaluar si pueden adaptarse a un esquema flexible. No todos los trabajos son iguales y, por lo tanto, no todos pueden beneficiarse de las mismas reglas de flexibilización”, apunta Salcedo.

Gestión y comunicación: habilidades para un trabajo flexible

Uno de los consejos que ofrecen los especialistas es automatizar y capacitar en gestión del tiempo, ya que ambos elementos son importantes para implementar un entorno de trabajo flexible y eficiente.

Vázquez explica que “la automatización de procesos es vital para facilitar un entorno flexible. Sin sistemas que automaticen tareas como la gestión de vacaciones o capacitaciones, la flexibilidad puede volverse una carga”. Por lo tanto, pueden surgir problemas si la automatización no se implementa correctamente.

Para Salcedo, la automatización de sistemas y procesos permite a la fuerza laboral gestionar su tiempo de manera eficiente y reduce la carga administrativa, haciendo que la flexibilidad se más viable y manejable.

Sin embargo, la capacitación también es esencial, primero en gestión del tiempo y prioridades; y en segunda, por la comunicación transparente entre los colaboradores y líderes para saber cómo estar presente de una manera flexible.

“Considerar enseñar habilidades para realizar reuniones efectivas y usar medios de comunicación adecuados para coordinarse. La capacitación es fundamental para que los empleados y líderes gestionen su tiempo y prioridades en un entorno flexible; se deben enseñar habilidades para realizar reuniones efectivas y usar medios de comunicación adecuados”, opina Salcedo.

Los especialistas concluyen que es esencial que las organizaciones adopten un enfoque equilibrado y bien estructurado para superar los desafíos de la flexibilidad laboral. Esto incluye la creación de reglas claras, la promoción de la equidad y el fomento de habilidades que permitan una integración efectiva de la flexibilidad en las operaciones diarias. De esa manera, el trabajo flexible garantizará la productividad y será sostenible a largo plazo.