El Problema de la Administración: ética y productividad

Como mencioné en los dos artículos anteriores, los administradores de las empresas tienen entre otras dos preocupaciones primordiales, la productividad y la ética en los negocios. La primera tiene que ver con la obtención de los resultados deseados de acuerdo con los objetivos de la empresa. La segunda con el compromiso social de cumplir con sus objetivos con beneficio a la sociedad de una manera honrada y sin incurrir en riesgos que pongan en peligro a la organización y sus integrantes.

En su discurso de aceptación a la reelección a la presidencia de la FIFA, Joseph Blatter mencionó que como presidente no podía vigilar a todos en la organización. No estoy de acuerdo, ya que una de las principales misiones de un presidente de un consejo de una empresa u organismo, es precisamente cumplir y hacer cumplir un código de ética.

Una mejor difusión de objetivos y valores, se logra mediante una organización suficiente que permita comunicar la misión, la visión, los valores, las políticas y los lineamientos. Esta comunicación debe ser efectiva, es decir no basta con enviar un memorándum o correos, sino que se tiene que asegurar que el mensaje sea leído y entendido. Puede determinarse esto mediante la entrevista directa y solicitud de confirmaciones mediante cuestionarios que el personal contestará después de recibir las comunicaciones. Esto puede ser reforzado mediante cursos de inducción a la empresa en donde estos temas sean incluidos.

La comunicación de estos temas debe ser reiterada y mejorada. Debe hacerse por lo menos una vez al año. No se debe presumir que el personal recuerda lo que fue discutido cuando ingresaron o el año anterior.

Una vez que la administración de la empresa está segura que todos los miembros de la organización recibieron el mensaje, es necesario que inicie un proceso de verificación constante del cumplimiento a los lineamientos.

La administración tiene la obligación de verificar que todos los integrantes de la organización cumplen con los requisitos de ética y productividad dictadas por ella.

La verificación se tiene que hacer basada en un procedimiento estándar y rutinario. No quiere decir que siempre se haga en la misma fecha, todo lo contrario, debe considerarse que las verificaciones sean sorpresivas, con objeto de mantener alerta al personal continuamente.

El procedimiento de verificación deberá describir los procedimientos a seguir para verificar el cumplimiento por parte del personal de todos los lineamientos establecidos por la organización, así como los designados por parte de la administración para llevarla a cabo.

Hay que recordar que las empresas tienen la obligación de cumplir con los lineamientos de la Ley de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. Esto quiere decir que en los procedimientos de verificación se obtendrá información de los empleados por la cual la empresa deberá asegurar que será protegida.

Estos procedimientos incluirán aspectos relativos al conocimiento de las normas y al cumplimiento de las normas.

El conocimiento de los lineamientos y procedimientos pueden ser verificados mediante revisión directa de documentación relevante o mediante inspección física cuando esto sea posible.

Normalmente la verificación será llevada a cabo por las áreas de recursos humanos y auditoría interna.

PKF México cuenta con los expertos que le pueden asistir en las verificaciones del cumplimiento de sus lineamientos.