En la mudanza, las empresas olvidan al talento

"Un buen proceso de mudanza debería beneficiar a la mayoría de los trabajadores de la empresa. Pero si un gran porcentaje está en contra del cambio por las repercusiones negativas que éste le genera, entonces se va a gestar un problema de retención de talento", según indica Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces, compañía especializada en arquitectura empresarial.

El experto en diseño y gestión de negocios menciona que muchas de las compañías que planean cambiar de sede ignoran el factor humano y se quedan con la idea de que la mudanza es un proceso en el que sólo se debe buscar un lugar adecuado, negociar un buen precio de renta o compra e iniciar la construcción: "Los colaboradores se vuelven un tema secundario, a ellos se les avisa cuando ya todo está listo".

Sin embargo, aconseja, hay que detenerse a pensar un minuto: El espacio de trabajo es donde las cosas tienen que suceder y quienes hacen que todo suceda son los trabajadores. Entonces, ¿por qué no mantenerlos al tanto de los cambios?

Indica que si no estudiamos al trabajador durante el proceso, los problemas van a aparecer tarde o temprano. Para Víctor Feingold éste es el primer factor a considerar en una mudanza efectiva, ya que no basta con tener un proyecto bonito, debe ser funcional para todos los entes de la empresa.

Un segundo punto que se debe tener en cuenta es la planificación, hay que partir de que la mudanza no se hace por cuestión de gusto, sino porque se requiere un lugar diferente (quizá más grande o con mejor ubicación) para laborar. Información proporcionada por la empresa MetrosCúbicos indica que realizar una lista de tareas pendientes para todas las etapas de proceso ayudará a movilizar lo esencial para la compañía.

“Una mudanza implica, también, asignar la distribución del nuevo espacio, los lugares, asegurar el acceso y permisos especiales del edificio”, indica la empresa que promociona inmuebles por Internet.

“Zapatero a tus zapatos”

Debido a que las mudanzas son un evento excepcional, las empresas no cuentan con área responsable que se encargue de gestionar este tipo de procesos. Por lo que muchos optan por contratar a una compañía especializada en los traslados de negocios, aunque otros deciden hacerlo in house.

En este tercer factor a tomar en cuenta, el CEO de Contract Workplaces advierte que designar a un trabajador para esta tarea no sólo hace que descuide sus actividades cotidianas, sino que terminará improvisando en un proceso que requiere especialistas:

Cada empresa tiene su identidad y particularidades, es irresponsable dejar la mudanza en manos de un individuo sin experiencia (…) Hay aspectos financieros, económicos, conceptuales, de logística, diseño, construcción y de capital humano, que merecen ser guiados por gente que ya ha hecho esto en muchas ocasiones”, comenta el empresario.

En el cuarto paso se estima el tiempo que va llevar el proceso de mudanza y el monto destinado a la movilidad. En Metros Cúbicos refieren que no existe una cantidad promedio a destinar, ya que todo depende de la distancia de traslado, qué tipo de mobiliario se va transportar y el número de colaboradores que van a trabajar en la otra sede. Además, complementa Feingold, hay compañías que también requieren la remodelación del nuevo establecimiento, petición que puede elevar el costo hasta cuatro veces.

Esto sin mencionar que el cliente desee algunas herramientas como iluminación inteligente, aire acondicionado o seguridad especial: “La suma de decisiones es lo que hace que se llegue a un rango más amplio”.

Respecto al tiempo invertido en el cambio, el CEO de Contract Workplaces apunta que todo depende del diseño y las condiciones en las que se encuentre el nuevo lugar (se puede encontrar en obra negra). Así, hay empresas que realizan la mudanza en dos meses, mientras que otras tardan hasta un año. Empero, en Metros Cúbicos se habla de que una vez teniendo lista la nueva sede, empacar, acomodar e instalarse totalmente no llevará más de cuatro días.

El quinto y último paso tiene que ver con la comunicación, es de vital importancia que clientes, proveedores y todos los aliados a la empresa estén enterados de la situación. Muchas veces no basta con hacer una llamada telefónica para informar, sino que es necesario enviar correspondencia con el nuevo domicilio para evitar su olvido.

“Las mudanzas pueden ser procesos difíciles, pero útiles. Sin embargo, son la oportunidad adecuada para revisar lo que se tiene en la compañía y lo que requiere un cambio”. Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces, hace énfasis en el acelerado ritmo con el que está cambiando la forma de hacer negocios, por lo que indica que las nuevas oficinas tienen que adaptarse a las necesidades de las nuevas generaciones.

Ahora, las oficinas son totalmente distintas a las que conocíamos hace unos años. Habrá que revisar espacios y generar un lugar adecuado para facilitar las actividades laborales (…) La mudanza es la oportunidad perfecta para sobresalir en el mercado”, concluye el empresario.