Gestión de documentos para todos

Toma ventaja competitiva y reduce costos.

Tal parece que la oficina ideal tendría que ser un espacio libre de papel, en donde nunca tuviéramos que imprimir nada y toda la información se manejara electrónicamente; sin embargo, el papel es un medio imposible de sustituir, pues resulta indispensable para muchos procesos.

Tomando en cuenta que no todo el tiempo los usuarios llevan consigo una computadora para manejar documentos electrónicos, el papel sigue siendo una herramienta tan básica que aún sirve para tomar una pequeña nota.

Aunque el papel siga siendo vital en un ambiente de trabajo, no significa que deba usarse en exceso o que los costos de su manejo y almacenamiento se disparen y no sean visibles; es por ello que las empresas deben promover el uso adecuado de los recursos.

Una de las formas de lograrlo es con la filosofía Print, Manage, Move, que ayuda a las empresas a imprimir únicamente lo necesario, de una forma distribuida, estratégica y ayudando a tener ahorros importantes en su ambiente de impresión.

Print. Cuando decimos “imprimir adecuadamente”, no nos referimos únicamente a las velocidades o funciones de los dispositivos. Hablamos también de crear un ambiente de impresión que funcione: con equipos acorde a las necesidades específicas del cliente, ubicados correctamente y próximos a cada usuario para garantizar una máxima utilización y beneficios tales como: integración a redes y ambientes de impresión distribuida, consolidación acorde a las necesidades, ambiente de impresión controlado, y mejores prácticas de impresión para ayudar en disminuir el consumo de papel.

Manage. Administrar significa tener el ambiente de impresión monitoreado de tal forma que podamos anticiparnos a los eventos de soporte que requieran los usuarios finales.

Con esto también se descubren hábitos y necesidades de los usuarios, lo cual se traduce en mejoras continuas para volver más eficiente su ambiente de impresión. Tal vez a los clientes les interese visualizar con exactitud cuándo, dónde, cuánto y quién imprime.

Esto le permitirá tener un ambiente de impresión controlado y con la información obtenida será posible distribuir los gastos equitativamente entre las diferente áreas y personas que consuman impresión, y concientizar sobre el uso del papel.

La gestión de impresión ofrece otros beneficios adicionales tales como mayor visibilidad y control total de equipos y usuarios de impresión, identificación en tiempo real de problemas técnicos, reducción de llamadas a la mesa de ayuda, distribución de costos por departamento, y la correcta identificación de áreas de oportunidad para disminuir el volumen de impresión.

Move. Imagine una empresa que necesita enviar por mensajería tradicional un documento. Utilizando el servicio rápido, el documento llegará al día siguiente; sin embargo, vale la pena preguntarse ¿Qué tan eficiente es esperar 24 horas?.

La información digital se mueve electrónica e instantáneamente a un menor costo. Por ello, es más eficiente mover la información, evitando que el papel defina la velocidad de los procesos de negocios.

Al Mover la información, las empresas obtiene numerosos beneficios, entre ellos: captura, envío y organización electrónica de información, diseño de soluciones de impresión para industrias específicas, aumento de productividad, reducción de errores humanos, maximización de la inversión en dispositivos, conversión de papel a información digital.

Con el apoyo de tecnologías avanzadas y visionarias, las empresas cuentan con aplicaciones empresariales innovadoras y ofertas de servicios altamente calificados y especializados que pueden ayudar a su organización a imprimir de una forma más inteligente, moviendo su información crítica con más rapidez, y administrar sus costos de impresión con mayor eficiencia.

La propuesta de valor Print Move Manage se traduce entonces en un conjunto de soluciones específicas de la industria para mejorar, mantener y gestionar su infraestructura de impresión y flujo documental.

De esta forma, las organizaciones podrán agilizar sus tareas, obtener mayor disponibilidad de sus documentos, mejorar la calidad de sus servicios y reducir los costos totales de impresión.

*Es Directora General de Lexmark México