La eficiencia en la administración del capital humano

La administración de las entidades debe estar constantemente revisando la productividad en el desempeño de sus actividades, y en consecuencia el impacto que tienen los costos incurridos y la eficacia de estos para apoyar en el logro de sus objetivos.

El recurso humano es uno de los tres elementos necesarios para que cualquier tipo de entidad funcione, los otros dos son el financiero y el material. Del recurso humano se desprenden varios tipos de recursos que son fundamentales para el éxito, los más importantes son la honestidad, el conocimiento, la diciplina y la eficiencia.

Así, la administración, en su labor de encontrar a los mejores colaboradores, busca esas cualidades entre otras que puedan interesarle, como son la capacidad de resolución de problemas, trabajar en equipo, de tener buenas relaciones con sus compañeros y hasta contar la habilidad de crear relaciones cuando están buscando a personal para el área de ventas.

La administración determina los requerimientos suficientes indispensables para cumplir sus objetivos. Así crea un modelo de organización en donde determina la jerarquía más adecuada, las áreas indispensables para operar, los puestos directivos, gerenciales y operativos necesarios, cada uno de estos con la descripción de perfil y requerimientos de cada puesto y sus funciones, así como sus líneas de comunicación y de autoridad.

En la etapa de contratación del personal, la administración determina aquellos puestos que son considerados de confianza y los que tienen que ser contratados mediante un contrato colectivo negociado con algún sindicato, por lo que debe tener desarrollado un contrato individual de trabajo para los de confianza y el contrato individual que se deriva del contrato colectivo, desarrollado conjuntamente con el sindicato.

Una vez que la administración de la entidad cuenta con el personal necesario, el siguiente paso es administrarlo con la mayor eficiencia. Para tal efecto debe desarrollar las políticas, los procedimientos y los controles que aseguren que:

• Solo se contrata a personal en base a la plantilla autorizada por la administración y que esté aprobado por los funcionarios de recursos humanos y del área operativa a la que corresponde.
• Existe una capacitación adecuada respecto a las tareas que llevará a cabo.
• Existe un correcto control de la asistencia del personal.
• Existe un seguimiento o supervisión al cumplimiento oportuno de las tareas asignadas para cada persona.
• Existe un sistema que asegure una adecuada y justa evaluación al desempeño del personal
• No existen empleados ficticios.
• Las horas extras solo son pagadas cuando estén justificadas y autorizadas por la administración.
• Los beneficios asignados a cada puesto son respetados, y pagados cuando son devengados.
• Los sueldos son pagados directamente al empleado que le corresponde.
• Las deducciones están justificadas y son calculadas de manera correcta.
• Los impuestos a la nómina son adecuadamente calculados, retenidos y pagados al fisco de manera oportuna.
• La nómina es registrada en la contabilidad con exactitud asignando los costos correspondientes a cada área o centro de costos.

La administración y los gerentes de cada área deberán recibir los reportes de nómina que coincidan con la contabilidad, en donde se refleje el personal que laboró en cada área, el costo incurrido y el cumplimiento de los objetivos fijados y de la productividad requerida.