Ocho tips para evitar la distracción digital en el trabajo

El avance tecnológico ha facilitado la vida de todas las personas, sobre todo en el trabajo porque se eficientan todos los procesos; sin embargo, así como ha sido benéfico, también representa un problema, ya que provoca mayor distracción de los empleados lo que conlleva a pérdida de productividad que incluso puede causar el despido.

Datos del 2018 Workplace Distraction Report realizado por Udemy, plataforma global de formación para aprender y enseñar en línea, revelan que tan sólo en Estados Unidos, las conversaciones con compañeros (80%) y el ruido de la oficina (70%) fueron citadas como las mayores distracciones; entre los más jóvenes, la distracción número dos fue el smartphone, y 69% reconoció que consultar un dispositivo electrónico personal interfiere con su concentración.

Asimismo, 59% está de acuerdo en que el uso personal de la tecnología distrae más que las herramientas de trabajo, por lo que las empresas deben intentar que sus colaboradores aprendan cómo gestionar el ruido constante, las interrupciones y las notificaciones para mantener el rendimiento dentro de su espacio de trabajo.

Entre los distractores más comunes para los empleados, se encunertran el uso de las redes sociales. Facebook ocupa el primer lugar con 65%, seguido de Instagram con 9%, y Snapchat y Twitter, ambos con 7 por ciento.

Cómo evitarlo

Ante esto, se deben diseñar estrategias que eviten que las tecnologías se conviertan en enemigos de la productividad, y para ello, se recomiendan los siguientes ocho consejos:

Entrenamiento

Hay que capacitar de las funcionalidades específicas de ciertas herramientas digitales también sobre su uso inteligente y eficiente en el contexto de la actividad global del trabajador.

Capacitación

Se debe capacitar para adquirir habilidades blandas, por ejemplo, cómo mantener el enfoque, la administración del tiempo, la adaptabilidad, etc.

Esto ayudará a los empleados a mantenerse productivos en un entorno de trabajo en constante cambio.

Evitar reuniones innecesarias

Aprender a liderar y participar en reuniones efectivas para que no sucumban a un conjunto de distracciones. En promedio, 60% de los encuestados dijo que las reuniones son otra distracción que necesitan evitar, las small talks, pláticas sobre otros proyectos dentro de la junta, problemas de conectividad o tecnológicos e impuntualidad al iniciarlas o terminación prematura, fueron mencionados como los principales factores de distracción.

Otra opción es establecer “días sin reuniones” a nivel interno para solo enfocarse en tareas prioritarias o que requieran de plena atención. Esto puedo ayudar a disminuir la “juntitis”, ser eficiente y lograr que el tiempo sea productivo.

Diseñar espacios

Hayq que reconocer los desafíos de las oficinas abiertas y proporcionar opciones para crear espacios “libres de ruido” e impulsar el trabajo remoto. En el caso de esta última opción, la empresa deberá establecer lineamientos para que el trabajador no se distraiga en su casa, en el café o donde decida trabajar.

Políticas de ruido

Definir normas sobre niveles de ruido permitido, códigos o herramientas para evitar interrupciones tanto propias como de terceros o para solicitar una distracción; dependiendo del giro de la empresa, la intensidad de las relaciones para la consecución de objetivos comunes o la importancia del tema a tratar, entre otros, puede ayudar a mantener la concentración.

También se recomienda utilizar herramientas o sistemas para evitar interrupciones como una leyenda de "no molestar" en el chat, el calendario o bien un anuncio en papel ubicado en su escritorio. Aplicaciones para bloquear sitios web, redes sociales, entre otros, pueden ser de gran ayuda.

Teléfonos celulares

Según varios estudios, el promedio que una persona revisa estos dispositivos va de 85 a 100 veces al día, por lo que reducir estas “micro interrupciones” puede redundar en mayor tiempo de concentración y eficiencia en el trabajo. Lo recomendable es apagarlo o mantenerlo en silencio.

Relajación

Escuchar música, meditar u otras técnicas de relajación mejoran el estado de ánimo y predisponen a las personas a realizar sus tareas con mayor fluidez, además que facilitan prestar atención consciente en sus labores.

Enfocarse en tareas simples