Pymes olvidan validar facturas

A pesar de que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) explica cómo realizar la validación de las facturas que una compañía recibe de terceros y que, según especialistas 14% de estos documentos no son válidas, 7 de cada 10 pequeñas y medianas empresas (pymes) no lleva a cabo este procedimiento.

La factura electrónica es el comprobante fiscal en formato digital (CFDI), apegado a los estándares del SAT que desde el 1 de abril de este año reemplazó a la factura tradicional. Según el último corte de la autoridad tributaria más de un millón 200,000 contribuyentes ya habían migrado a este formato.

Pero, el tema de seguridad de las CFDI para las pymes sigue dando de qué hablar. De acuerdo con un estudio elaborado por Safe Data sobre los “Hábitos de resguardo y administración de las facturas electrónicas e información”, en el que participaron 200 pymes mexicanas sólo 16.5% de las empresas consultadas valida siempre los comprobantes que recibe de terceros, contra 83.5% que reconoció no hacerlo, realizarlo a veces o que desconoce si se hace.

Esto a pesar de que 9 de cada 10 empresas dijo saber lo que es la validación de facturas y 54% afirmó saber cómo llevarlo a cabo, contra 46% que confesó desconocer este procedimiento. A esto se suma que 20% de las compañías reconoció haber tenido problemas con facturas incorrectas o no válidas.

Al no validar la totalidad de nuestras facturas “estamos arriesgando entre 14 y 16% de la deducibilidad de gastos de nuestras empresas, lo que supone un riesgo latente para éstas al restar gastos que al final no son deducibles ante los ojos del SAT” afirmó José Luis Reyes, director de Safe Data México, quien agregó que esto se puede traducir en multas y recargos millonarios.

Explicó que en México existen entre 10 y 12 firmas autorizadas para la elaboración de facturas digitales “pero ellos validan únicamente las CFDIs que emiten, no dan el servicio de validar las facturas de otros”.

Para la validación de facturas, el SAT cuenta con tutoriales y herramientas disponibles en su página web las 24 horas del día. Existen también validadores de archivos XML’s.

El director general de Safe Data explicó que una factura auténtica es aquella que ha sido timbrada por un PAC o Proveedor Autorizado de Certificación y cuyo sello es válido, es decir, no ha sido modificada o alterada hasta el momento de su validación.

Explicó que la herramienta del SAT funciona para validar la estructura de la factura, es decir los elementos, nodos e información que la dependencia requiere, pero en cuanto a los aspectos operativos, administrativos o contables del documento corresponde al emisor o al receptor de éste validarlos manualmente.

“El validador del SAT verifica esto además de muchas otras cosas, pero su desventaja es que se tiene que validar las facturas una por una. Es un proceso que toma mucho tiempo cuando son muchas”, explicó.

Dijo que existen herramientas en el mercado de validación que realizan tareas similares a la de los instrumentos del SAT. Resguardo Digital, de Safe Data, por ejemplo tiene un validador de CFDIs basado en el Anexo 20, que es el documento técnico que especifica cómo deben crearse los comprobantes y validarse.

La encuesta de Safe Data también arrojó que 66.5% de las empresas tarda entre 5 y 10 minutos en validar una factura, lo que ha decir del especialista “es una pérdida de tiempo y dinero si lo multiplicamos por cientos de facturas de recibe una pyme al mes”.

Tomando en cuenta un promedio mensual de 800 facturas y el tiempo que se llevan en validarlas, las empresas requerirían de 2.68 semanas al mes para hacer esta labor. Hay empresas que reciben mucho más volumen y emplean hasta siete personas para validar y autentificar facturas”, expuso.

RESGUARDO, OTRO PROBLEMA

Para la mayoría de las empresas consultadas, en la práctica el resguardo de la información no es un tema prioritario, ya que a pesar de los riesgos que conlleva 35% de usa la computadora con este fin contra 15% que utiliza la nube para estos casos.

“Siempre existe el riesgo de que la Laptop se la roben o se pierda. El hardware tampoco es un esquema seguro, hay errores graves que el mismo usuario comete. Por hacer alguna actividad borra la información”, advierte el especialista.

Más aún, 7 de cada 10 entrevistados consideró que la información de sus empresas está más segura de forma interna, aunque sólo 50% confió plenamente en sus sistemas de resguardo.

José Luis Reyes recordó que en caso de siniestros la empresa puede perder información valiosa por ello aconsejó que ésta se pase al servidor –en lugar de las computadoras- y se resguarde a su vez en la nube o en bóvedas especiales para ese fin.