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La importancia de un adecuado control en el resguardo de la información
Sin duda, las empresas necesitan poner especial interés y atención en que su información se maneje con gran delicadeza, ya sea en sus propias instalaciones, por medio de su personal o a través de un servicio profesional para el control, administración y almacenamiento de sus archivos. Para esto, deben contar con la infraestructura correcta, que asegure la disponibilidad y seguridad de los documentos.
Las empresas no suelen contemplar una estrategia que defina procesos, infraestructura, software y espacios adecuados para conservar su información y administrarla adecuadamente. En realidad, el personal busca archivos por requerimientos de atención a clientes, autoridades, consultas diversas, y esos mismos documentos no siempre se rearchivan en el sitio de donde se sacaron.
La crisis del Covid-19 ha complicado enormemente el manejo de la información, por el trabajo remoto no se encuentra en las oficinas el personal que maneja los archivos. Cuando un área necesita un documento, esas personas deben asistir a buscarlo, si la corporación lo permite, o deben encargar la búsqueda a personas que no tienen que ver con los archivos, arriesgando el control de la información y la confidencialidad. A eso se suma la logística del envío del documento a casa de quién lo solicitó y el riesgo de descontrol si esta persona no se asegura de rearchivarla en el lugar adecuado.
Cada área que genera información suele ser quien la controla, sin una definición o política institucional. En muchas ocasiones, cuando la persona que la manejaba cambia de puesto o se retira de la empresa, no está documentada la metodología del manejo de cada archivo y no existe control de entradas y salidas de los documentos.
Lo anterior obedece a que cada área de una empresa es muy celosa de la información que genera o, por el contrario, es indiferente a quién tenga acceso a ella.
Actualmente, muchas empresas, por la pandemia o las circunstancias de sus mercados, están cambiando o reduciendo espacio de sus oficinas, especialmente del área administrativa. Ante estas circunstancias, algunas de ellas han acudido a Safe Data, empresa que ofrece un servicio que facilita la transición para lograr la administración adecuada de la información de las empresas. Son profesionales con más de 25 años de experiencia, que garantizan las óptimas condiciones de seguridad para los archivos. Garantizan acceso inmediato, solo a personal autorizado por la empresa y se lo llevan a su domicilio, haciendo que el personal clave no se distraiga en actividades para las cuales no fue contratado.
Los usuarios de sus servicios hacen miles de consultas al día y su sistema de calidad les permite calificar cada servicio, de acuerdo a su certificación en ISO 9001-2015.
Lo más trascendente, eliminan una inquietud que es innecesaria cuando profesionales se hacen cargo de un bien tan importante para las empresas, como es su información.
En Safe Data buscan darte un servicio que te ayude en estos momentos y siempre a tener administrada adecuadamente tú información en manos de profesionales con más de 25 años de experiencia, que te garanticen tener tus archivos en condiciones óptimas de seguridad, que te permitan tener una consulta rápida, pero lo más importante que te dejes de preocupar de tu información ya que está en buenas manos.
Te garantizan acceso inmediato, solo a personal autorizado por la empresa y se lo llevan a su domicilio, haciendo que el personal clave no se distraiga en actividades para las cuales no fue contratado.
