Nunca fue más fácil y más difícil ser extraordinariamente productivo

Uno de los grandes desafíos de las personas y las organizaciones es encontrar el equilibrio entre la vida personal y el trabajo, pero inmersos en una era que demanda continuamente nuestra atención, no sabemos discernir entre lo urgente y lo importante y al final del día llegamos a nuestras casas mentalmente agotados, estresados y un poco frustrados por no lograr las metas.

¿Qué nos mueve a querer ser extraordinarios? Hay lecturas que nos indican que esto se logra haciendo el doble de esfuerzo que los demás, como si nos preparáramos para una carrera olímpica, pero para Kory Kogon, líder de Práctica Global para la Productividad en el FranklinCovey, no se trata de ir tras la paz mundial, sino de sentirse pleno en el día a día.

Kogon reúne su experiencia como investigadora de productividad, empresaria y ejecutiva de empresas grandes y pequeñas en el libro Las 5 lecciones, el camino hacia una productividad extraordinaria, en coautoría con Adam Merrill, Leena Rinne y Mélida Quiñones, todos miembros del FranklinCovey.

Entrevistada durante el foro Wobi, la investigadora nos comparte algunos consejos sobre cómo alcanzar la productividad extraordinaria, basados en su reciente libro.

—¿Para ser extraordinarios debemos hacer el doble de esfuerzo?

“Ser extraordinario no tiene que ser lograr la paz mundial. Extraordinario es en realidad que la persona se sienta plena en el día a día o que las organizaciones cumplan y excedan sus metas. Básicamente es eso, nunca vamos a poder duplicar nuestros esfuerzos para hacer esto o aquello. De hecho, los pequeños cambios en la conducta son los que nos ayudan a ser extraordinariamente productivos.”

En el libro, Kogon y sus colegas indican que todos tiene el potencial para hacer un trabajo extraordinario, sin embargo, irse a la cama satisfecho y realizado implica abordar tres retos: manejo de decisiones, manejo de la atención y manejo de energía, que en conjunto lleva a la paradoja de la productividad.

—¿Qué es la paradoja de la productividad?

“Es que nunca había sido más fácil y más difícil alcanzar una productividad extraordinaria. Debería ser fácil porque la tecnología ha hecho cosas muy buenas, la tecnología simplemente ha sido maravillosa para la productividad, la paradoja es que ahora es más difícil lograr una productividad extraordinaria debido precisamente a la tecnología, porque estamos enterrados en tanta información, que tenemos que redefinir qué es la gestión del tiempo y qué es la productividad. Ahora tenemos que descubrir los tres problemas para llegar a una solución adecuada.

“Los tres problemas versan sobre cómo podemos tomar mejores decisiones, cómo nos aseguramos que estamos haciendo lo correcto ya que nuestra atención se encuentra bajo continuo ataque. Tenemos que enfocar nuestra atención, pero estamos desgastados y si estamos así no podemos tomar decisiones de valor. Entonces: decisión, atención y gestión de energía son las tres causas principales que debemos de resolver para la productividad.”

El impacto de esta paradoja para la organización es enorme. Una encuesta mundial del FranklinCovey reveló que gente gastó 60% de su tiempo en cosas importantes y 40% a cosas que no eran importantes para ellos o para para sus empresas. Desde el punto de vista organizacional, esto indica que sólo la mitad del gasto en nómina se va en cosas importantes para la empresa, y que sólo la mitad de la energía del equipo se va en perseguir metas importantes.

Para enfocar nuestra energía, los autores desarrollaron las cinco lecciones:

• 1. Actúa sobre lo más importante y no reacciones a lo urgente
• 2. Ve por lo extraordinario
• 3. Programa las rocas grandes, no administres la grava
• 4. No dejes que la tecnología te domine
• 5. Recarga tu energía, no te consumas

—¿Hay predominancia de alguna de estas lecciones?

Están en orden, pero si tengo que escoger una definitivamente sería la uno, que es la base. Discernir y actuar sobre lo importante y no reaccionar ante lo urgente les dará a las organizaciones una metodología para atender lo que es realmente importante y tomar decisiones intencionales de alto valor. Si no hacemos ésa, no podemos avanzar a las siguientes.

—¿Cómo salirnos de esta esclavitud a la que nos hemos sometido con la gestión del tiempo?

“No hay fórmulas mágicas, requerimos gimnasia mental y tener en claro cómo actúa el cerebro, que es la herramienta número uno que tenemos para optimizar el tiempo… En lugar de querer contestar todos los correos hay que tener calma y utilizar la metodología -de las cinco lecciones- lo urgente y lo importante reunidos en una matriz.”

Esta matriz de cuatro cuadrantes separa con una línea vertical lo importante de lo no importante y con una recta horizontal lo urgente de lo que no es urgente. En el cuadrante 1 está la Necesidad, que engloba a las crisis, juntas de emergencia, fechas límites y eventos imprevistos; el C3 es de la Distracción, y abarca las interrupciones inútiles, los reportes innecesarios, las juntas irrelevantes, problemas menores, correos, publicaciones de estatus; en el C4 está el Desperdicio, que es el trabajo trivial, las actividades de escape, la relajación excesiva, la televisión, videojuegos, los pasatiempos y los chismes.

En el C2 se encuentra la Productividad Extraordinaria, que engloba el trabajo proactivo, las metas de alto impacto, el pensamiento creativo, la planeación, la prevención, la construcción de relaciones, el aprendizaje y la renovación. Las cinco 5 lecciones del libro llevan hacia ese camino.

Con este libro “yo le hablo a los líderes que crearon una cultura de la productividad y que requieren de un compromiso. Mi objetivo son las empresas, y es preguntar a los líderes si quieren una cultura de “ocupados” o una cultura de la productividad, porque al día de hoy los líderes dicen que están muy ocupados y piensan que eso es productividad”.

Depende de los líderes qué tipo de cultura quieren, si es una en la que todo el mundo hable el mismo idioma y que tenga clara su función en el trabajo… Hacer que la gente no se queme, no se desgaste y pueda tomar decisiones de alto valor, que finalmente es lo que buscamos.”