¿Por qué son importantes las actas administrativas?

Una empresa sin memoria paga un alto costo. Así como es importante llevar un registro histórico de facturas, clientes y proveedores, para las organizaciones debe ser igual de relevante dejar constancia de las conductas de sus trabajadores, sobre todo si son mal portados. En los últimos dos años, las compañías perdieron cerca de 6,000 millones de pesos por despidos injustificados, 1,400 millones más que el presupuesto que ejercerá este año la Secretaría del Trabajo.

Una herramienta que ayuda a resolver esta situación es el acta administrativa. Se trata de un documento que elabora el área de Recursos Humanos de la empresa, para dejar constancia de hechos que son de particular relevancia para sus propios intereses, como conductas infractoras de los trabajadores, que ameriten una sanción, amonestación o rescisión de contrato.

Las actas administrativas “son una práctica recomendable”, señala Oscar de la Vega, socio director de Littler De la Vega y Conde. Son documentos que se pueden acreditar ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA) y son especialmente útiles en empleados de mayor antigüedad que son rescindidos porque las Juntas no sólo valoran la causal, sino el perfil del trabajador involucrado.

“Tratándose de trabajadores con una antigüedad superior a los 20 años, el artículo 161 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) dice que la causal debe ser especialmente grave, que haga imposible la continuación de la relación de trabajo, o que se presente una duplicidad de la causal de recesión, de lo contrario el despido se considera injustificado”.

“Nos hemos encontrado casos en que las empresas que deciden rescindir la relación laboral –de un empleado con amplia antigüedad- y no hay un solo antecedente (de su conducta). Se vuelve muy complicado demostrar que se robó un lápiz después de 20 años y si eso amerita rescindirlo. El robo sí existe, pero ¿es tan grave que amerita despedirlo? Eso ya queda en un tema subjetivo”, indica el especialista con 37 años en materia laboral.

La LFT no regula las actas administrativas, ni indica qué formato deben tener. Oscar de la Vega explica que es potestad de las empresas realizarlas ya sea por reglamento interno o porque queda establecido como un requisito para llevar a cabo la rescisión en el Contrato Colectivo de Trabajo. Su valor probatorio ante las JCA reside en la intervención de testigos.

El problema, subraya el experto, radica en la práctica. Las empresas tienen 30 días para efectuar una recesión de contrato y muchas veces las actas administrativas se vuelven un trámite burocrático difícil de completar.

Escudo para el empleado

Si bien las actas administrativas son una herramienta de la empresa, son también útiles a los empleados. “El empleado también merece la oportunidad de ser escuchado, porque luego se trata de la opinión unilateral de un supervisor, y no toma en cuenta elementos que pudieran variar la decisión de la empresa. Funciona para todos llevarla a cabo”, señala Oscar de la Vega.

Organizaciones como Great Place To Work (GPTW) no alientan el uso actas administrativas, pero instan a las empresas a establecer códigos de ética que indiquen las competencias y comportamientos deseados en la organización.

“En caso de presentarse algún desempeño inadecuado, recomendamos que las organizaciones cuenten con procesos donde, de manera transparente y abierta con el colaborador, se generen planes de acción orientados a encaminar el comportamiento y desempeño actual hacia el deseado”, informa GPTW vía correo electrónico.

Consultores de Riesgos y Beneficios (CRB) es una empresa certificada por GPTW y que ha sido reconocida por su cultura organizacional. Su gerente de Desarrollo Humano, José Luis Rodríguez, recomienda no obstante el uso de las actas administrativas. “No hay mejor memoria que la que se escribe, así no lo echas emoción o imaginación de tu parte”.

A pesar de su utilidad, sólo empresas con sindicatos muy activos, como los del sector aéreo, suelen recurrir a este tipo de herramientas. En el mundo de los empleados de confianza, su utilización es prácticamente nula, indica De la Vega.

¿En qué se traduce esto? En su estudio sobre Justicia Laboral, el Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO) indica que los conflictos individuales ante las JCA crecieron en promedio 4.4% anual en la última década. Entre 2013 y 2015, la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (Profedet) coadyuvó en 64,223 servicios entre juicios, amparos y conciliaciones, que representaron 5,929 millones de pesos en favor de los trabajadores.

En estos documentos se deja constancia de malas conductas de trabajadores, lo que permite tomar decisiones basadas en un escrito, no es la imaginación. Ver infografía.