Elementos para fomentar la colaboración laboral en un mundo virtual

El mundo nos cambió y nos sigue cambiando, pero es un cambio emocionante, más allá de que el contexto ha sido difícil y con un impacto humano muy doloroso, esta situación que estamos atravesando nos ha obligado a desarrollar competencias y capacidades que probablemente no imaginábamos, y justamente una de estas capacidades es la colaboración virtual.

Pero por qué hablar de colaboración en un mundo digital. Precisamente por que el gran desafío que genera este modelo de trabajo tiene que ver con el vínculo más allá del contacto. Hoy nos vemos menos, o nos vemos de formas diferentes; las interacciones han cambiado, la posibilidad que teníamos antes de conectar desde lo personal cambió. Antes, si necesitábamos buscar apoyo de otras áreas para impulsar un proyecto, los invitábamos a un café o los buscábamos en sus oficinas y desde estos espacios informales conseguíamos no sólo el apoyo, sino también un mayor nivel de confianza que facilitaba llegar de forma colaborativa a los resultados.

Hoy si quiero hablar con alguien, tengo que programar una junta virtual, con un tema específico y un tiempo mínimo, lo que hace que la interacción sea más formal, entonces esa magia del contacto no planeado, de la conversación casual o del “cafecito” se perdió. Sumado, además a que la posibilidad de encontrar espacio en las agendas de todos también se volvió un desafío. Y esto puede afectar el avance de los objetivos y, por lo tanto, los resultados del negocio. Por esto, el desarrollo de la colaboración digital en un mundo virtual puede representar una ventaja competitiva para las organizaciones.

Existen muchos ejemplos de aceleración digital en diferentes campos y sectores antes inconcebibles, hace unos meses era inviable pensar en una consulta médica digital, pensábamos que este tipo de contacto necesariamente involucraba la presencialidad, pero nuestros paradigmas se han desafiado y hoy es posible y bastante común".

Así mismo, vemos un crecimiento del comercio digital, con una transformación profunda en el comportamiento del consumidor, lo que para muchas empresas ha llegado a representar un cambio en su mezcla de canales comerciales, ubicando al comercio electrónico con impactos de más del 30% en los ingresos del negocio. Sin embargo, estos cambios requieren un enfoque diferente, con habilidades nuevas que permiten llegar al resultado a través de formas que antes no habíamos pensado.

Sucede lo mismo en la interacción laboral, hoy tenemos más del 40% de los colaboradores de las organizaciones trabajando desde casa o en esquemas híbridos, lo que plantea tres interrogantes clave para los líderes: ¿Cómo coordinar las acciones del equipo en la distancia, mas cuando algunos están en casa y otros en las oficinas?, ¿Cómo asegurar que la flexibilidad sea productiva? Y ¿Cómo mantener el vínculo más allá del contacto?

Para enfrentar estos desafíos, se hace necesario desarrollar una capacidad sólida de colaboración digital que implica el fortalecimiento de tres elementos que como líderes nos pueden ayudar a ser más efectivos:

1. Comunicación contributiva y multinivel

Cuando inició la pandemia y nos fuimos a casa con nuestras computadoras, vimos dos reacciones en los equipos de trabajo. Algunas personas se quedaron esperando a que “alguien les pasará el balón”, y mientras ellos esperaban que los llamaran a decirles qué hacer, el líder del equipo estaba en medio del huracán que implicaba rediseñar la forma de trabajo y adaptar los objetivos al esquema virtual, en fin organizarse de una nueva forma, por lo que pensar que este líder pudiera atender cada inquietud era físicamente inviable.

Sin embargo, aparecieron en la escena otros miembros de equipo, líderes informales que decidieron contribuir, conectar no sólo con su jefe, sino con sus compañeros, asegurar que todos en el barco tenían claro qué hacer. Este tipo de colaborador, muy valioso para la organización en el nuevo modelo de trabajo, rompió incluso las jerarquías y se aseguró de comunicarse con todos los niveles necesarios para impulsar los proyectos y objetivos. Vimos entonces el surgimiento de un esquema diferente de comunicación, donde el colaborador, independiente de su rol en el equipo, genera canales multinivel de forma proactiva, los cuales construyen redes de información más allá de las que existían en la presencialidad.

Este nuevo esquema de comunicación enfrentó uno de los grandes obstáculos en las organizaciones: la jerarquía, los negocios que fueron capaces de adaptarse más rápidamente, fueron aquéllos donde se logró romper la distancia del organigrama. 

Hoy las empresas efectivas son capaces de organizar equipos en torno a una necesidad del cliente, más allá de las barreras funcionales o los silos, y con ello nos dimos cuenta de que el diseño organizacional era más un esquema dinámico que una lámina de PowerPoint, esto implica por supuesto que los líderes tengan la madurez para aceptar que los miembros de sus equipos trabajen para otros líderes en proyectos específicos, que sus colaboradores tengan comunicación con los primeros niveles de la organización sin que ellos estén y, por esto, su rol se modifica y cambia para ser más un facilitador de soluciones y no un ordenador de tareas.

2. Nuevas formas de conexión

Y en medio de este cambio, nos encontramos entonces con el segundo elemento del modelo: la conexión, que responde a la necesidad natural que surgió en los equipos de encontrar espacios para seguir vinculados, independientemente de la distancia física que representa el trabajar desde diversos lugares.

Para los líderes probablemente, éste es el mayor desafío, porque ha representado un dilema entre la necesidad de conectar con las personas de su equipo sin entrar demás en su ámbito personal y familiar. Hasta dónde llegar es una pregunta que nos hacemos recurrentemente, por ejemplo, imagina una junta de feedback virtual entre jefe y colaborador, ¡donde su familia está escuchando los aspectos positivos y negativos! Nada fácil para ninguno sin duda alguna.

En este sentido muchas organizaciones han desarrollado protocolos virtuales donde el líder y las personas de su equipo tienen conversaciones estructuradas para hacer acuerdos sobre los tiempos, espacios y formas en que van a desarrollar sus actividades, consiguiendo entonces que la claridad de esta comunicación previa evite situaciones como la del ejemplo.

Pero el contacto humano enfrenta hoy el desafío de hacerse espacio en la agenda de los líderes y sus equipos. Hoy tenemos días llenos de juntas virtuales, ya que cualquier interacción requiere estar planeada. Frente a esto, hoy vemos prácticas muy interesantes en muchas empresas, donde le están “haciendo espacio a los espacios humanos”, y ¿esto que implica? Que dentro de las agendas de los equipos se incluyen espacios virtuales de plática informal, conversaciones de reconocimiento, momentos para la retroalimentación, etc., todo esto con frecuencia, día y hora definidas, lo que ha implicado para los líderes el uso de herramientas diferentes y divertidas. Claro, no todos tienen la facilidad de hacerlo, por lo que en muchas organizaciones este rol lo están tomando personas que tienen esta habilidad, y que aunque no son jefes, pueden facilitar estos espacios humanos en los equipos, consiguiendo mayor integración y mejorando el ambiente laboral.

3. Confianza en los colaboradores

El tercer elemento del modelo es la confianza, que con la comunicación y la conexión completa los ingredientes para una colaboración virtual efectiva. Hoy las organizaciones enfrentamos el paradigma del control, jefes que sienten una gran inquietud de no saber minuto a minuto qué están haciendo las personas de su equipo, juntas donde todos tienen sus cámaras apagadas y con esto te invade la sensación de que nadie pone atención, correos que nunca se contestan, en fin la falta de visibilidad genera desconfianza, y todo en medio de una realidad en la que el futuro (y presente) del trabajo implica que las personas estemos en diversos lugares. 

La presencialidad ya no será un factor necesario en los equipos, así que siempre alguien estará de forma remota. Frente a esto qué nos queda. Afortunadamente sí hay una respuesta, tantos años soñando con que la medición de la contribución de las personas en las organizaciones respondiera a elementos objetivos como el cumplimiento de metas, la innovación y la generación de valor, pero enfrentábamos la naturaleza subjetiva de la apreciación del desempeño. 

Hoy no tenemos opción, tenemos que medir, retroalimentar y reconocer a las personas basados en los resultados que entregan, en la proactividad de su interacción con los demás para conseguir avanzar en sus proyectos, en la capacidad del equipo de avanzar en su propósito. Éste es justamente el ingrediente mágico, equipos apasionados con su propósito, conscientes de que la contribución de cada persona genera una diferencia, motivados por la posibilidad de transformar, innovar y crear mejores soluciones para otras personas, entre ellos clientes, empleados e incluso proveedores.

Imagina la fuerza de una organización donde las personas entienden el sentido de lo que hacen como una forma de mejorar el mundo, no es sólo vender, fabricar o distribuir, es mejorar la vida de otros; por una razón así es más fácil levantarse por las mañanas. Esto implica una dimensión más desarrollada del liderazgo, porque para ser inspirador hay que ser congruente, buen comunicador y darse el tiempo de conocer a cada miembro del equipo, entendiendo qué le mueve, con qué se conecta y con qué vibra.

La tarea no es fácil, pero insisto que es emocionante. Vivir este momento de cambios en el planeta y en la forma de trabajar, descubriendo nuevas competencias, respondiendo preguntas nuevas, explorando nuevas realidades, es realmente divertido, y requiere líderes lo suficientemente sensibles para entender la realidad de cada persona y, al mismo tiempo, lo suficientemente fuertes para ayudarnos a navegar con seguridad en medio de tanta incertidumbre.