"Principios de un sistema de gestión; Tone from the Top"

Desde hace algunos años, es una necesidad básica de casi cualquier tipo de organización contar con un Sistema de Gestión de Cumplimento (mayormente conocido como CMS por sus siglas en inglés Compliance Management System), entendiendo por éste aquel cúmulo de objetivos, reglas, herramientas y acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de los diferentes bloques normativos aplicables a las actividades realizadas por la organización. No para todas las organizaciones se trata de una obligación contar con un CMS, sin embargo, las relaciones y prácticas de las organizaciones cada vez más globales y estandarizadas, hace casi ineludible contar con un CMS adecuado a las actividades de la organización.

Aun cuando nos encontramos que no existen (del todo) criterios obligatorios para estandarizar la creación e implementación de un CMS, encontraremos que la mayoría de estos coinciden en sus valores y principios entre sí, sin importar el país en que se desarrollen ni las actividades de la organización en cuestión. 

Uno de esos principios o pilares, que podríamos llamar “generalmente aceptados”, es conocido como tone from the top y el cual hace referencia al compromiso y seriedad que los más altos órganos directivos de una organización tienen respecto al cumplimiento normativo; es más, en nuestra opinión es de tal relevancia que en muchas ocasiones determinará, no sólo el éxito del CMS, sino su supervivencia misma dentro del seno de una organización.

Este pilar determinará la cultura ética de la organización, así como los objetivos de cumplimiento, y aunque podría parecer una cuestión en cierto modo subjetiva, se trata de una actitud completamente objetiva (a pesar de que pudiera considerarse una cuestión subjetiva), visible y medible dentro de la organización, tan es así, que un adecuado tone from the top será fácilmente identificable tanto por internos como externos a la organización, pues será palpable tanto en los objetivos y metas como en las herramientas y recursos disponibles para el área encargada de vigilar el cumplimiento normativo.

Ahora bien, existen diferentes niveles de cumplimiento normativo, ello dependerá de las metas propuestas por la alta dirección de la organización, si bien el mínimo necesario debe ser el estándar señalado por las normas jurídicas, existen organizaciones cuya meta es rebasar los mínimos legales, en cuyo caso el tone from the top toma mayor relevancia, pues requerirá de una mayor estructura y medios para lograr sus objetivos.

Por otra parte, consideramos que una organización que abrace la mejora continua como parte esencial de su cultura laboral, será fundamental para fortalecer el pilar tone from the top, pues es a partir de una constante autorevisión e implementación de mejores prácticas en relación con el nivel de cumplimiento, que se puede palpar y materializar el compromiso de la alta dirección con estándares cada vez más elevados de cumplimiento.

Por último, también es importante considerar que las organizaciones deben implementar mecanismos a través de los cuales, sus miembros (directos o indirectos), puedan hacer llegar su retroalimentación sobre la idoneidad de los mecanismos implementados como parte del CMS, ello reforzará sensiblemente el compromiso de la alta dirección con el sistema de gestión de cumplimiento, haciendo de éste un organismo vivo en constante evolución y mejora.

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El autor es Head of Legal and Compliance en Hella.