La administración de inventarios en tiempos de inestabilidad

La responsabilidad primordial del administrador de cualquier tipo de entidad es asegurarse que cuenta con todos los elementos necesarios para poner sus productos o servicios ante el público en el momento en que estos lo necesitan.

Sea una empresa que produce y/o vende productos o una prestadora de servicios, deberá tener siempre todos los elementos necesarios para cumplir con sus objetivos.

Uno de los elementos primordiales son los inventarios: materias primas, insumos y/o productos terminados. Podemos hablar de una empresa productora, comercial o un centro hospitalario, que deberá procurar tener los inventarios suficientes para cumplir con sus objetivos.

En épocas de escasez de cualquiera de sus productos, esta misión se vuelve complicada, más aún si existen restricciones dirigidas a controlar la inflación provocada por el aumento de precios derivado de la propia escases. En ese momento, el administrador se enfrentará al reto de obtener sus inventarios, controlando sus costos y en consecuencia, tratando de mantener el nivel de oferta suficiente para cubrir con su participación en el mercado.

Es en este momento tiene que poner en uso sus habilidades de planeación y previsión, de planeación con el objeto de tener los elementos necesarios para saber qué necesita ajustar en su operación para enfrentar la escases y previsión y estar alerta a las situaciones que ocurran en su entorno y en el de sus proveedores, para anticipar los eventos y tomar medidas de mitigación a dichos eventos.

Dentro de los puntos sobre los que tiene que estar alerta, están los siguientes:

• La situación climática en las zonas en donde se originan sus materias primas e insumos, también incluyendo desastres naturales o cualquier otra situación que pueda poner en duda su disponibilidad. Esto también incluye cualquier accidente industrial o situación de naturaleza análoga que impida al principal proveedor la posibilidad de continuar con el suministro.
• La posibilidad de que pueda haber algún cambio de administración o de estrategias en sus proveedores cuyo efecto pueda poner en duda la voluntad de seguir suministrando el producto relacionado.
• La posibilidad, como sucede hoy en Europa del este, de que alguna situación geopolítica ponga en duda el suministro de algún producto o servicio, como es hoy con el trigo y los fertilizantes que producen Rusia y Ucrania.
• El control monopólico sobre el producto o servicio por parte de algún jugador que esté interesado en incrementar su control sobre la cadena de suministro.

Todo lo anterior, debe llevar al administrador a tener planes alternativos de suministro, ya sea mediante el desarrollo de otros proveedores, la sustitución de los materiales por productos alternativos que tengan una función similar con el menor ajuste al proceso posible.

El gobierno de la entidad, dentro de su función supervisora y facilitadora, deberá de solicitar y conocer esos planes alternativos de prevención que, además de aprobar, puede solicitar los ajustes que considere necesarios para que en caso de que surjan dichas situaciones, tener la capacidad de echarlos a funcionar en el menor tiempo posible.

Todo lo anterior, quiere decir que la administración debe ser previsora más que reactiva a cualquier situación.