5 claves para saber lo que sí y lo que no pueden subcontratar las empresas

La reforma de subcontratación definió nuevas reglas para la prestación de servicios especializados en México. Éstas  incluyen, entre otras, la obligación de contar con la autorización de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y la posibilidad de contratarlo únicamente cuando no formen parte del objeto social y actividad económica preponderante del cliente.

Las empresas de subcontratación de obras y servicios especializados tienen hasta el 1 de septiembre para inscribirse al Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u obras Especializadas (Repse). Operar sin este requisito a partir de esa fecha será un acto ilegal.

De acuerdo con la STPS, las actividades que deben registrarse son aquéllas en las que se ponga a disposición trabajadores propios en beneficio del cliente para cumplir con la prestación de servicios, como personal de limpieza o seguridad privada, por citar algunos ejemplos. Es decir, para subcontratar estas tareas es necesario que el contratista cuente con el Repse.

“El primer paso para afrontar los cambios de la reforma en materia de subcontratación laboral consiste en identificar los servicios especializados tercerizados que serán susceptibles de registro ante las autoridades laborales”, expone Marcela Calderón, socia de Seguridad Social y Servicios Fiscales en Remuneraciones de KPMG en México.

La especialista considera que las empresas deben tomar en cuenta cinco aspectos para saber si deben o no subcontratar un servicio:

1. Identificar las actividades estratégicas de la empresa para la generación de ingresos por la producción de bienes o servicios.
2. Clasificar los servicios contratados en el proceso productivo para determinar si son estratégicos, operativos o de soporte.
3. Evaluar las funciones del personal a cargo del proceso subcontratado, a fin de identificar su nivel de participación, ya sea operativa o decisiva.
4. Verificar las competencias y habilidades de las personas a cargo del proceso para definir la especialidad del servicio.
5. Evaluar el nivel de cumplimiento del prestador de servicios en torno a sus obligaciones laborales y fiscales correspondientes al personal involucrado en las actividades.

Marcela Calderón asegura que estas acciones son importantes para tomar las decisiones adecuadas y determinar si la empresa debe incorporar los servicios que hoy tiene tercerizados a las actividades de la empresa o mantener la relación contractual con los proveedores bajo las nuevas reglas de la reforma de subcontratación.

Las modificaciones a la Ley Federal del Trabajo (LFT) fijaron la sanción más alta en la historia de la legislación laboral para el outsourcing ilegal. Por ejemplo, las empresas que presenten servicios especializados sin estar dadas de alta ante el Repse o quienes se beneficien de estas actividades con un contratista sin registro pueden recibir una multa de entre 179,240 y 4 millones 481,000 pesos.

En su publicación La reforma de outsourcing en México: Guía para adaptarse a la Ley, Holmes HR enfatiza que los cambios legales implican que las empresas ya no pueden subcontratar todos los servicios y ahora es necesario comprender las nuevas reglas para saber lo que sí y lo que no se puede tercerizar.

“Por ejemplo, si la empresa se dedica a realizar servicios de limpieza no podrá subcontratar otra que haga lo mismo, ya que es el objeto principal de sus servicios”, explica la firma.

En ese sentido, el contrato que se firmará con una prestadora de servicios especializados debe contener:

• El folio de la actividad u obra inscrita en el Repse
• Objeto de los servicios
• Obras a ejecutarse
• Números de trabajadores que participan

“Revisar el objeto de la empresa y en su caso de la empresa que va a subcontratar es importante para determinar si podemos trabajar con ella dentro del marco de la Ley”, refiere la consultora.

Nuevas obligaciones legales

Los prestadores de servicios especializados tienen nuevas responsabilidades además de registrase ante la STPS y renovar el trámite cada tres años. Las empresas de este giro también deben entregar un reporte trimestral de los contratos celebras al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y un informe cuatrimestral sobre sus operaciones ante el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit).

Según la guía de HolmesHR, para que el cliente pueda realizar la deducción del Impuesto Sobre la Renta (ISR) por los servicios subcontratados a partir del 1 del septiembre, el contratista debe proporcionar:

• Registro vigente en el Repse
• Comprobantes fiscales por concepto de salarios de los trabajadores con los que se proporcione el servicio
• Recibo de pago por las declaraciones de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a los trabajadores y recibos de pago
• Comprobante de pago de cuotas obrero-patronales ante el IMSS
• Comprobante de pago de aportaciones al Infonavit.

De acuerdo con la STPS, más de 30,000 empresas ya han obtenido su inscripción al Repse y el padrón público ya está habilitado para los que los clientes verifiquen si el contratista cuenta con su folio y las actividades que tiene inscritas ante la autoridad.