Guía para analizar los hábitos de trabajo, ahorrar tiempo y ganar flexibilidad

A través de su Laboratorio de “Human Factors”, Microsoft realizó una investigación sobre la actividad cerebral en un grupo de 14 personas con la cual descubrieron que aquellas personas que no procuraban tener un receso de entre cinco y 10 minutos entre reuniones tendían a aumentar sus niveles de estrés y acumularlo con el paso del tiempo. Por otro lado, encontraron que aquellas personas que se toman unos minutos de descanso presentaban en sus imágenes cerebrales un entorno más estable y con bajos niveles de estrés.

Aquí la pregunta que surge es, ¿te tomas unos minutos de descanso entre juntas de trabajo?

En reuniones con amigos y colegas he escuchado que nadie quiere volver a verse atrapado en una cultura del “asistencialismo”, en donde se exige cubrir un total de horas a la semana de labores en los centros de trabajo o en diversas reuniones presenciales o en línea sin sentido, cuando hoy hemos ganado una flexibilidad en diversos aspectos.

Una acción que podemos realizar, y que es muy ad hoc al iniciar un nuevo año, para hacerlo renovados y recargados de energía después de un merecido descanso, es hacer una introspección de nuestros hábitos de trabajo. A continuación cinco consejos:

1. Conoce tu agenda–calendario; menos es más. Reacomoda tu calendario con reuniones con una vista semanal, y posteriormente mensual, para aquéllas que realmente aportarán al logro de tus objetivos. Elimina definitivamente aquéllas de bajo valor.
2. Acorta la duración y cambia la recurrencia de las reuniones. Aquéllas con una duración de 30 minutos, conviértelas en sesiones de 25 minutos. Adicionalmente cambia la recurrencia de semanal a mensual, o inclusive trimestral.
3. Ocasionalmente, haz un “borrón y cuenta nueva” en tu calendario, esto evitará que retomes viejos hábitos de trabajo y te ayudará establecer pausas para deliberar en profundidad y tener mayor probabilidad de generar nuevas ideas.
4. Evalúa el valor de cada reunión. Puedes establecer diversos criterios, como tiempo de preparación, seguimiento, número de participantes, si te ayuda o no lograr tus objetivos, etc. Éste es un ejemplo aplicable del valor y peso de los datos en nuestro proceso de toma de decisiones.
5. Hazlo de forma voluntaria. Realiza esta introspección de manera voluntaria entre los equipos de trabajo y que libremente experimenten esta dinámica.

Cambiar las rutinas implica ahorros de tiempo

Un estudio de Work Innovation Lab presentó diversos resultados en el ahorro total de horas de trabajo en un área funcional con 60 personas. Sólo la eliminación de reuniones innecesarias representó un 30% de ahorro en los equipos de trabajo. Por otro lado, modificar la duración de las reuniones de 30 a 25 minutos representó un 10% de ahorro; en tanto, cambiar la recurrencia de ciertas reuniones de periodicidad semanal a mensual representó un 17% de ahorro.

El que incentivemos estás dinámicas en nuestros equipos de trabajo traerá consigo mayores beneficios, no sólo en aquéllos que adopten esta dinámica, sino también en los equipos que interactúen con ellos. Una herramienta muy poderosa para ello son los calendarios virtuales y Google cuenta con una funcionalidad conocida como “Time Insights” que te muestra cómo empleas tu tiempo durante la semana. Esto te puede ayudar a observar tu hábito de reuniones, de charlas uno a uno y el tiempo que te resta a la semana para otras actividades que requieran más espacio para pensar cómo solucionar situaciones más complejas o bien realizar trabajo individual con mayor profundidad.

Haz este pequeño ejercicio. Analiza cómo han sido tus últimas semanas contestando las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo has dedicado a reuniones?
• ¿Cuánto tiempo has dedicado a realizar trabajo individual (deep work) sin interrupciones?
• ¿Cuánto tiempo estimas que te han interrumpido por reuniones, correos electrónicos o mensajes de texto?

La respuesta a cada una de estas interrogantes te dará una noción de tu carga de trabajo. La manera de medirlo es definir cuánto tiempo semanal está dedicado a reuniones o a trabajo individual sin interrupciones.

Ahora, analiza y responde estas preguntas:

• ¿Cuánto tiempo dedicas a conectar con los integrantes o líder de equipo?
• ¿Cuánto tiempo dedicas a conectar con otras personas?
• ¿Cuál es tu balance en relación a la duración de la jornada laboral vs tiempo personal? 

Las respuestas anteriores te brindarán una noción de cómo cuantificar tu bienestar laboral. La manera de medirlo es cuánto tiempo dedicas a reuniones y/o correos electrónicos después del trabajo, el tamaño y conectividad de tu red personal, así como el número de interacciones con tu líder.

Según Gallup, una elevada carga de trabajo multiplica por 2.2 las probabilidades de sufrir burnout. Tanto que los colaboradores que afirman que muy a menudo o siempre experimentan agotamiento en el trabajo son 2.6 veces más propensos a buscar activamente otro trabajo, 63% más propensos a pedir días por enfermedad y 13% menos seguros de su rendimiento.

Conocer y velar por nuestros hábitos de trabajo de una manera saludable nos permitirá cuidarnos a nosotros mismos y a nuestros equipos.

“Mejorar las reuniones es crucial para mejorar el compromiso de los empleados”, Time Ltd.