Juntas de trabajo: ¿Cuándo sí son necesarias?

Los trabajadores en México dedican hasta 20 horas a la semana para atender reuniones, contestar llamadas, responder chats y correos, lo que se traduce en jornadas de trabajo más extensas, de acuerdo con el estudio People Analytics, realizado por NTT Data.

El exceso de juntas de trabajo las hace improductivas, señala la consultora Expandiendo. La firma estima que del total del tiempo de trabajo, el 30% se dedica a juntas y si a esto se suma la falta de administración de actividades por parte de los colaboradores, puede traducirse en jornadas exhaustivas.

La Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE) muestra que los mexicanos destinan 2,226 horas anuales al trabajo, esto es 27% más que el promedio de los países que integran el organismo. Pero la cifra no necesariamente implica mayor productividad.

Uno de los factores que desencadena la llamada “juntitis”, es que se absorbe tiempo que los colaboradores podrían dedicar a generar ideas o a innovar, refiere el estudio de NNT Data.

A esto se suma que la ola de flexibilidad laboral que trajo la pandemia, permitió a los empleados realizar sus actividades sin un horario fijo, una dinámica que en algunos casos se tradujo en sobrecargas de trabajo y jornadas extensas, y mayores niveles de burnout.

Las juntas que sí deben realizarse

Tener o no tener una junta es la cuestión, y aunque parece una resolución simple, no es tan intuitiva la respuesta. Se trata de una decisión estratégica si se considera que eliminar al menos tres reuniones a la semana aumenta en 70% la productividad de una empresa, de acuerdo con un estudio realizado por el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT).

Una de las claves para lograr que una junta sea productiva es tener claro lo que se busca: informar, analizar o tomar decisiones, sugiere la consultora Triskel América.

Incluso existen métodos como el del escritor Rob Lennon que elaboró un cuestionario para determinar si vale la pena convocar a una junta o es posible eliminar reuniones del calendario.

Algunas preguntas que pueden ayudar a determinar si la junta es necesaria son:

• ¿La reunión tiene un propósito específico?
• ¿La discusión requiere lluvia de ideas o resolución de problemas?
• ¿Hay alguna decisión que se deba tomar?

Si la respuesta a estas preguntas son afirmativas, entonces la junta tiene sentido, de acuerdo con lo planteado por Rob Lennon.

¿Virtuales o presenciales?

En un momento como el actual, donde vivimos un cambio en los modelos de trabajo, no podemos olvidar que las reuniones también son virtuales y eso implica un reto más para estas actividades.

Los investigadores Melanie Brucks, de la Universidad de Columbia, y Jonathan Levav, de la Universidad de Stanford, afirman que las reuniones virtuales y presenciales tienen sus propias características.

Por un lado, las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar la atención, ya que requieren concentración para evadir otros estímulos, y es por esto que la efectividad aumenta.

Por otra parte, las reuniones presenciales permiten aumentar la capacidad de creación y surgimiento de ideas, por lo que los investigadores afirman que las reuniones virtuales son menos productivas en los procesos creativos.

Bajo este esquema, también puedes decidir qué tipo de reunión le va mejor al objetivo de tu encuentro.

En cuestión de conexión social, los investigadores consideran que no hay pruebas que la modalidad en línea afecte a esta, y es que el contacto visual es el que tiene más fuerza en la conexión entre personas.

Consejos prácticos para una junta productiva

Para que dentro de las organizaciones las juntas sean realmente efectivas, y no salga a relucir la frase “la junta que pudo haber sido un e-mail”, la consultora Expandiendo, recomienda una metodología que denomina 4/4, y que consiste en:

1. Planear
2. Que sean un espacio de aprendizaje
3. Fijar objetivos de cada uno
4. Establecer métricas de desempeño

Es importante decidir a quién se convoca a la reunión, ¿para qué tener a toda la empresa en la junta? Ser estratégico es otra de las claves, sólo se deben reunir a los que están directamente relacionados con el objetivo, esto permite que sea más efectiva y se cumplan las metas, incluso los expertos recomiendan que los asistentes no pasen de cinco.

Que los involucrados lleguen a la junta con información de contexto evitará el desperdicio de tiempo valioso, agilizará los procesos, y podrán tomarse acciones o llegar a la conclusión de manera más efectiva. “Se desperdicia tiempo revisando cada reporte”, subraya la consultora Triskel América.

Por último, es importante realizar una minuta de los acuerdos y conclusiones a los que se llega en cada junta, esta práctica facilita la confirmación de las decisiones, además de hacer un recordatorio de los acuerdos por escrito.