Nuevas formas de trabajo: reglas de oro para evitar una avalancha de correos electrónicos

Las bandejas de entrada de los correos electrónicos institucionales de los trabajadores están llenas de cadenas donde se da aviso sobre temas de los que deben estar enterados, pero ¿cuál es la forma correcta de responder estos mensajes?, ¿se deben contestar?, ¿no responderlos podría hacer a alguien un mal colaborador?

Erika Villavicencio-Ayub, directora para Latinoamérica de DserOrganizacional, refiere que actualmente la cultura laboral genera muchas situaciones de estrés; por ejemplo, los correos electrónicos, para los cuales es necesario contar con políticas que regulen su uso, afirma la especialista.

No obstante, y pese a que la desconexión digital ya es un derecho de los trabajadores, en las empresas, aunque no sea tan evidente, la respuesta rápida del correo electrónico, se convierte en una manera de recibir el premio al “trabajador más comprometido”. Sin importar la hora, se gana la medalla por estar al pendiente todo el tiempo.

La también investigadora y académica en salud mental y gestión estratégica de Recursos Humanos en la UNAM, agrega que en las organizaciones no están claras estas pautas de su uso, pero sí es un aspecto que debe atenderse porque, aunque explícitamente no se exija una respuesta, en la práctica se vuelve una competencia entre quienes contestan más rápido el mensaje para demostrar su compromiso.

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta eficaz en la actualidad, sobre todo cuando hay modelos de trabajo híbridos. Sin embargo, las malas prácticas pueden volverlo burocrático.

Y es que, de acuerdo con el estudio The Productivity Impacto of ‘Reply All’ Emails, realizado por la Universidad de California, el famoso “responder a todos” puede aumentar la sobrecarga de correos y reducir la productividad.

Todo exceso es malo, para muestra es que de los colaboradores puede pasar al menos 28% de su jornada laboral revisando correos electrónicos, según el estudio El impacto de la comunicación digital en la productividad laboral realizado por McKinsey.

La cuestión, entonces es cómo mantener la mensajería electrónica como una herramienta efectiva de trabajo, y responder cuando sea necesario con copia a todos los interesados.

Los efectos de responder a todos

De acuerdo con el Centro Regional del Interior, el correo electrónico es eficiente, versátil y accesible, lo que permite a los equipos colaborar a distancia sin problemas.

Sin embargo, puede interrumpir el flujo de trabajo y disminuir la productividad si no es usado correctamente. Aquí algunos de esos problemas que puede provocar:

» 1. Mucha información

Un solo hilo de correo electrónico puede ser infinito si las personas responden o hacen comentarios innecesarios. Además, esta avalancha de mensajes puede enterrar información crítica, lo que dificulta a todos encontrar la importancia del mensaje.

Todo esto lleva a que se pierda demasiado tiempo tratando de ordenar el desorden de esa avalancha de información.

» 2. Constantes notificaciones

Las notificaciones de los correos electrónicos que se convierten en hilos pueden afectar el flujo de trabajo de los colaboradores.

La tentación de revisar y responder los mensajes se convierte en una batalla constante, lo que lleva a una atención fragmentada y una disminución de la productividad a lo largo del día.

Mejores prácticas para responder correos laborales

De acuerdo con Ron Ashkenas de Harvard Bussiness Review, la cultura actual del correo electrónico casi obliga a respuestas instantáneas. Incluso para mantenerse al día, a menudo se responde sin pensar.

Por ello, recomienda que cuando se piense que un correo electrónico puede comenzar a gestar una situación fuera de control, lo mejor es no responder en absoluto o esperar unos minutos y considerar la respuesta con información más mesurada.

Si bien responder puede ser una herramienta útil para ciertas situaciones, es esencial ejercer discreción y considerar si una respuesta colectiva está realmente justificada.

Estos son algunos casos en los que puede ser apropiado responder a todos, según el Centro Regional del Interior:

» 1. Discusiones grupales

Al contribuir a una discusión grupal o proporcionar información relevante a todos los destinatarios puede ser apropiado para garantizar la transparencia y la inclusión.

Es importante considerar a todos los miembros de la empresa que necesitan ver la respuesta.

» 2. Agradecimientos o confirmaciones

Si un mensaje requiere un reconocimiento o confirmación colectiva de todos los destinatarios, como programar una reunión o confirmar la recepción de información importante, una respuesta puede ayudar a agilizar la comunicación y evitar correos electrónicos de seguimiento innecesarios.

» 3. Actualizaciones o alertas urgentes

En situaciones en las que la información urgente debe difundirse rápidamente a todas las partes interesadas, como notificaciones de emergencia o actualizaciones críticas, puede ser una forma eficaz de garantizar que todos reciban el mensaje con prontitud.

Al adherirse a estas pautas y ejercer la prudencia al decidir si responder a todos, las empresas pueden minimizar el impacto negativo del uso indiscriminado del correo y, al mismo tiempo, promover prácticas de comunicación más eficientes y efectivas.

El correo electrónico sigue siendo una herramienta clave en el entorno laboral moderno. Al seguir estas buenas prácticas, no solo se mejora la eficiencia y se minimizan los errores, sino que también se protege la información y se fomenta un entorno de trabajo más profesional.

Implementar estas estrategias puede transformar cómo se gestiona y utiliza el correo electrónico, maximizando su potencial y reduciendo sus inconvenientes.