Revisión de cargas de trabajo, clave ante la reforma que penaliza las jornadas excesivas

Ante la reciente reforma a la Ley General para Prevenir, Sancionar y Erradicar los Delitos en Materia de Trata de Personas y para la Protección y Asistencia a las Víctimas de estos Delitos, la cual incluye la adición al artículo 21 que refiere jornadas laborables por encima de las estipuladas por la ley, la función de Recursos Humanos en las empresas cobra gran relevancia por la necesidad que surge de revisar y analizar las cargas de trabajo actuales de la plantilla y la vigencia de las estructuras organizacionales.

Asimismo, la medición de la productividad y del índice de usabilidad de las herramientas tecnológicas en las que se ha invertido, así como de la adecuada gestión del tiempo será esencial para determinar acciones clave que ayuden a mitigar riesgos innecesarios.

En este sentido, compartimos tres recomendaciones en las que las compañías pueden centrar sus esfuerzos: 

» 1. Analizar cargas de trabajo

Ejecutar un análisis de FTE (indicadores de equivalentes a tiempo completo) permite identificar la distribución de cargas de trabajo para entender claramente cómo se distribuyen las ocho horas diarias laborables en actividades y medir su eficiencia.

De igual forma, ayuda a comparar los resultados con benchmarks de industrias, empresas y dimensiones de operación similares, por lo que es una herramienta valiosa para detectar si alguna persona tiene un exceso de actividades asignadas o si existe capacidad ociosa en la plantilla.

Lo anterior les permitirá a las compañías contar con elementos para redistribuir las cargas de trabajo de forma eficiente, es decir, al identificar al talento que cuenta con un exceso de tareas, se le pueden reasignar algunas a quienes tienen capacidad disponible.

Este ejercicio debe fundamentarse con analíticos que permitan comparar los resultados (outputs) de las labores ejecutadas, con base en índices o ratios de industria y de la propia función, tales como Finanzas, Operaciones, Recursos Humanos, entre otras. Algunos de estos indicadores por persona o headcount pueden incluir:

• Número de facturas procesadas
• Número de altas y bajas de colaboradores
• Número de artículos producidos por persona

En definitiva, la analítica de datos y las herramientas que existen actualmente en el mercado permiten mapear las áreas de oportunidad en el tamaño de la plantilla (sizing). En otras palabras, éstas ayudan a revisar si se requiere contratar personal o incluso reducirlo, así como reasignar actividades a las posiciones y funciones adecuadas.

Por su parte, se debe considerar que una inadecuada estructura organizacional puede incidir en la gestión de actividades, ya sea con un exceso de líneas de reporte, niveles de autorización o interacciones complejas que restan agilidad, dificultan la ejecución de tareas e impactan negativamente la jornada de trabajo, extendiendo las horas laborables por la ineficiencia generada.

» 2. Medir la productividad

Definir claramente los objetivos de cada área es fundamental para medir la productividad. A su vez, comprender las causas raíz de las ineficiencias y el incumplimiento de metas y estándares que generan retrabajo debe ser parte del análisis que las funciones de Recursos Humanos deben realizar para apoyar a los equipos operativos, de negocio y soporte, a fin de identificar aquellas barreras que están dificultando las actividades y extendiendo los horarios laborales innecesariamente.

En este sentido, la revisión de reportes analíticos permitirá identificar tendencias y patrones que revelen oportunidades de mejora. Asimismo, la vinculación entre indicadores de Recursos Humanos y el negocio es clave para definir acciones correctivas que no solamente reduzcan las horas extra invertidas y las jornadas laborales extendidas, sino también que mejoren la calidad y experiencia del cliente y el talento (CX y EX, por sus siglas en inglés).

De acuerdo con el reporte El Futuro de RR.HH.: de la disrupción a la adaptación, realizado por KPMG México, una de las principales áreas de oportunidad para las empresas hacia 2025 es que los indicadores de personal (people analytics) se utilizan, en su mayoría, para tomar decisiones referentes al capital humano, pero no sobre el negocio.

Lo anterior representa una oportunidad para optimizar procesos que impacten directamente en el número de horas trabajadas, al reducir retrabajos derivados de errores, ausentismo o rotación, los cuales repercuten en las jornadas laborales de quienes tienen que cubrir al personal ausente de manera indirecta. 

Asimismo, es importante comprender el origen de la extensión del horario laboral, ya sea por tener una plantilla incompleta, por la falta de oportunidades en la gestión de vacantes o de contratación de personal, por una capacitación ineficiente, por errores en la comunicación, entre otros elementos.

» 3. La tecnología como aliada

Identificar las actividades que se pueden automatizar, así como el índice de usabilidad de la tecnología implementada en la compañía, forma parte del análisis que Recursos Humanos, en conjunto con el área de Tecnología de la Información (TI), puede liderar para mitigar el riesgo de caer en excesos de cargas de trabajo.

Esto, derivado de la ejecución de actividades transaccionales de forma manual, la cual todavía es común en las organizaciones y puede implicar un alto grado de error, al no ser identificadas aquellas que pueden automatizarse a través de una plataforma o, incluso, mediante el uso de las herramientas que ya han sido implementadas o pagadas por la empresa.

Por lo tanto, conocer claramente cómo se ejecutan los procesos y las herramientas tecnológicas disponibles y sus funcionalidades debe ser un trabajo en conjunto entre las áreas operativas de negocio y soporte, incluyendo a Recursos Humanos y TI.

Sin duda, la transformación digital puede ser un gran aliado para reducir las jornadas de trabajo del personal, cuyas actividades tienen un alto potencial de automatización. Esto no significa que el talento deba ser sustituido en su totalidad por la tecnología, sino que ésta debe fungir como un acelerador de sus actividades y, por ende, impulsar la reducción de horas extras por carga de trabajo, así como de los errores que generan retrabajos o, incluso, una combinación de ambos.

En conclusión, esta reforma acelerará los análisis pendientes que debieron realizarse con anterioridad en las empresas y que han mermado su competitividad, productividad, así como la EX y CX de manera silenciosa.

Cabe destacar nuevamente que el trabajo en equipo entre las áreas de TI, Recursos Humanos y el resto de las y los líderes de la organización cobra relevancia para mitigar el riesgo de multas y sanciones relacionadas con la reforma.

En definitiva, esto representa un beneficio tanto para la compañía como para la fuerza laboral, ya que permite contar con un panorama claro de las distintas necesidades: aumentar la plantilla, actualizar la estructura organizacional, redistribuir actividades, automatizar funciones o gestionar el tiempo de manera efectiva, por lo que el cambio cultural será crucial para incorporar nuevas formas de trabajo que posibiliten hacer sostenible al negocio ante los cambios mencionados.

¿En tu empresa ya se ha analizado o se tiene planeado revisar las cargas de trabajo, la estructura organizacional, la productividad y aquellas posibles actividades que pueden automatizarse para prevenir el incumplimiento de la reforma?