Silos organizacionales: ¿Qué son y por qué afectan a las empresas?

Los silos organizacionales son situaciones internas que provocan la división dentro de los departamentos en las empresas, lo que genera que las áreas no tengan intercambio de ninguna índole entre sí. Las empresas con este tipo de conductas basan su relación en la verticalidad, lo que da como consecuencia tener poca cooperación entre los diferentes departamentos.

Como la comunicación no es fluida, en este tipo de empresas hay mínimo entendimiento de lo que pasa a nivel organizacional y esto afecta los resultados, ya que se ven como áreas que buscan conseguir sus resultados de manera individual sin tomar en cuenta las necesidades de otros departamentos. Suele asociarse a grupos internos o gerentes que están interesados en el poder individual y dejan de lado los objetivos estratégicos de las empresas buscando su propio beneficio.

El “efecto silo” imposibilita la buena relación interdepartamental generando discrepancias que fracturan a la empresa y se ven como entes aislados que están preocupados por entregar sus resultados sin conciencia sobre otras necesidades de otras áreas; la división se ve muy marcada entre los responsables de cada unidad o área de trabajo. Los silos son generalmente impulsados por los líderes que buscan ante todo quedar bien ante la dirección general sin importar lo fragmentada que pueda estar la empresa.

Aun siendo organizaciones efectivas, no son capaces de ser eficientes y mantienen un alto nivel de desgaste. Además, la entrega de buenos resultados no significa que una empresa no tenga silos organizaciones que estén provocando la división interna y el desgaste de los equipos aun siendo considerados efectivos sin ser eficientes.

Los silos complican los flujos de comunicación porque la información para la toma de decisiones debe fluir hacia arriba, para luego bajar hasta el nivel del silo en donde las tareas deben de ser ejecutadas. Como la falta de información es una de sus características más visibles, es muy difícil reconocer que existen porque aun con esta situación la empresa alcanza sus resultados. La empresa con silos se hace lenta y pierde agilidad. Además, la optimización funcional que se consigue contribuye a menudo a la suboptimización de la organización como un todo.

Cooperación, antídoto contra los silos organizacionales

La cooperación entre departamentos es la “capacidad de integrarse y contribuir de forma efectiva en un grupo de trabajo, participando activamente con equipos multidisciplinarios encontrando puntos en común para lograr las metas u objetivos. Implica tener expectativas positivas respecto de los demás y comprensión interpersonal, generando empatía solidaria”.

Estos son los aspectos que ayudan a mantener una buena relación de cooperación:

• Exhortar a las áreas para llegar a acuerdos grupales. Esto es resultado de que los líderes participen para crear una red de trabajo propiciando las labores colaborativas.
• Fomentar un excelente clima laboral en equipo entre colaboradores de las distintas áreas multidisciplinarias, hay relaciones positivas y fructíferas.
• Buscar constantemente aspectos en común y con miras a metas grupales, orientados siempre a tener los resultados en conjunto.
• Impulsar el análisis y retroalimentación en equipo para así reconocer todos los aspectos positivos para mantener el espíritu de colaboración.
• Desarrollar el espíritu de equipo. Los directores aportan en favor de la empresa y de sus equipos, buscando la estabilidad a largo plazo.
• Actuar para lograr un ambiente de trabajo basado en la confianza llevando al grupo a un alto desempeño.
• Compartir información que suma para que cada proyecto o proceso se consolide y se mantiene el apoyo de manera genuina a los pares y otros departamentos, colaborando notoriamente en la resolución de problemas.
• Valorar, promover y ser ejemplo del trabajo en equipo, aprovechando las ventajas y beneficios del mismo para la consecución de los objetivos de la organización

Algo que puede ser la clave de la mejora organizacional es tener en mente esta definición: Un equipo es definido como “2 o más personas que interactúan (con frecuencia suficiente), coordinan su trabajo (interdependencia) hacia un objetivo o meta común (no necesariamente a partir de intereses comunes) y son conscientes de pertenecer al equipo”.

Conceptos y características bien definidos

Para acabar con los silos organizacionales es importante definir tanto las características que deben tener las personas que integran los equipos como los equipos en su conjunto.

El integrante ideal de un equipo tiene las siguientes habilidades:

• Espíritu de equipo
• Colaborador
• Respetuoso
• Buen carácter
• Leal
• Trabajador
• Inconformista
• Asume responsabilidades

En tanto, los elementos básicos del trabajo en equipo son:

• Un grupo de personas se transforma en equipo en la medida en que alcanza cohesión entre ellos.
• Establece un serie políticas internas que dirigen el comportamiento de todos los miembros; el líder es fundamental para alcanzar la madurez.
• Fomenta una comunicación de buen nivel entre el conjunto de integrantes
• Trabaja por las metas y los objetivos compartidos.
• Impulsa relaciones positivas entre sus miembros, aportando valor y empatía.

Sin embargo, para tener equipos de trabajo sobresalientes es necesario lograr los siguientes elementos:

» 1. Cohesión Grupal

Se entiende por cohesión grupal la forma visible en la que un grupo de personas trabaja como una unidad, con sinergía y actitud colaborativa. Un grupo compacto trabaja como una unidad en que la comunicación se transmite de forma clara, directa y transparente  y las actividades se realizan casi sin la necesidad de supervisión.

» 2. Roles definidos

Es esencial saber con antelación los atributos indispensables para lograr los objetivos que se pretenden alcanzar. Definidos, hay que cohesionar a los colaboradores que cuenten con las competencias que mejor satisfagan cada uno de los puestos necesarios. Hay que considerar que existe un nivel de especialización preponderante en la que cada miembro del equipo aporta la mayor cantidad de valor.

» 3. Objetivos claros

Objetivos claros y comprensibles para todos los miembros de la organización tanto a nivel individual como grupal. Los objetivos deben ser congruentes, realistas, medibles y tener un tiempo definido para alcanzarlos.

» 4. Visión común establecida

Un equipo que comparte una visión se enfoca, vive en sinergía y colaboración. Tiene un rumbo claro y el entendimiento de por qué debe llegar ahí. Tener una visión clara en un equipo en una tarea o trabajo implica que cada miembro de la empresa debe comprender no sólo qué debe hacer, sino también para qué lo debe hacer.

» 5. Liderazgo cercano y efectivo

En un gran equipo de trabajo se necesita contar con la intervención de un líder. La habilidad de influenciar a los demás, de administrar la generación de ideas y compartirlas claramente, proyectando pasión y la actitud adecuada ante las situaciones del día a día jamás se logran en un equipo sin cabeza.

» 6. Plan de contingencia

Tener un plan B es la clave de la certidumbre. En un equipo siempre habrá diferencias entre sus integrantes, sin embargo, cuando se tiene claridad sobre el futuro éstas pasarán sin romper la unión. En la medida en la que los integrantes del equipo entiendan que hay políticas internas claras e imparciales, las diferencias personales no trascenderán significativamente y el equipo se mantendrá compacto, enfocado y motivado.

Entonces, ¿qué hace que un equipo esté a favor de la empresa y en búsqueda de la cooperación?

Éstas son las características del equipo ideal “atmósfera adecuada”:

• Alta participación
• Canales de comunicación abiertos
• Objetivos y tareas comprendidas y asumidas
• Subordinación de objetivos individuales a grupales
• Escucha mutua, libertad para expresarse
• Valoración de diferencias y utilidad del conflicto
• Decisiones por consenso
• Apoyo mutuo
• Crítica frecuente, autocrítica
• Líder no dominante

Todos estos aspectos debemos cuidar para que los silos organizacionales no estén presentes en tu organización y utilizarlos como base para transformar un “grupo de personas trabajando” en un “equipo”.