El control de las deudas

La semana pasada hablamos de la administración de las deudas, hoy nuestro tema se refiere al control que tenemos que tener de éstas.

Como comentamos, por el simple hecho de operar, la empresa va generando obligaciones con terceros desde los proveedores de bienes y servicios hasta los propios empleados. También aquellas que son generadas por efectos secundarios de las operaciones como las garantias de los productos que se venden o las obligaciones por los efectos ambientales.

El control de todas estas obligaciones es esencial para que la empresa pueda garantizar la continuidad de sus operaciones. Su registro oportuno asegura una planeación oportuna de los pagos y por lo tanto de la disponibilidad de los flujos de caja para enfrentarlos. El pago oportuno de las obligaciones asegura el flujo continuo de la materia prima, insumos, mano de obra y servicios para que no se detenga la operación.

El control de las deudas, sigue las siguientes actividades básicas:

1. Registro oportuno de la obligación cuando se recibe el bien o servicio, la persona responsable de la recepción del mismo deberá registrar en el sistema y reportar al departamento de cuentas por pagar la operación en monto y condiciones negociadas con el proveedor. Para los efectos de préstamos recibidos, el área de tesorería reporta y registra los recursos recibidos recibidos y los compromisos establecidos para dar seguimiento a los mismos.

2. El departamento de cuentas por pagar deberá verificar que la operación de la cual surgieron las obligaciones tenga toda la documentación de soporte y que las condiciones de la operación coincidan con aquellas negociadas.

3. Basado en lo anterior, el departamento de cuentas por cobrar deberá programar el pago de acuerdo con las condiciones pactadas y las políticas de la empresa.

4. El departamento de contabilidad verifica el correcto registro de la cuenta por pagar y concilia con el are de cuentas por pagar el saldo registrado en contabilidad contra el saldo por pagar que reporta del área de cuentas por pagar.

5. Cuando llega la fecha compromiso el área de cuentas por cobrar solicita los recursos al área de tesorería y la orden de pago al proveedor, sea este mediante cheque o transferencia.

6. El área de tesorería, solicita las autorizaciones de pago, basado en los elementos del área de cuentas por pagar y procede a entregar el cheque o hacer la transferencia correspondiente.

7. El área de cuentas por pagar registra en el sistema el pago y aplica el mismo en sus controles para dejar evidencia del mismo y reducir el saldo pendiente de pago.

8. El departamento de contabilidad verifica que el pago haya sido correctamente aplicado en la misma y que el saldo pendiente de pago sea reducido en consecuencia.

9. La administración verifica regularmente las cuentas pendientes de pago y que los compromisos estén siendo cumplidos de acuerdo con lo pactado y las políticas de la empresa.

10. En relación con los compromisos laborales, el área de recursos humanos reportará regularmente de los compromisos contraídos a corto y mediano plazo, con objeto de que las áreas de tesorería y contabilidad registren los mismos y los contemplen en sus programaciones de pagos.

11. En los que se refiere a compromisos a largo plazo o sin plazo específico, el área de contabilidad deberá registrarlos y mantener un seguimiento a los mismos a fin de solicitar al área de tesorería con anticipación la programación de pago cuando estos sean requeridos.