¿Mala gestión? Sólo 27% de los proyectos se completa en el plazo establecido

La gestión de un proyecto requiere de diversas habilidades y factores, pues en su planeación y ejecución participan diferentes equipos, incluso distintas áreas dentro de las empresas, y si alguno falla, las posibilidades de no cumplir con la meta requerida se elevan considerablemente, de hecho, un estudio elaborado por Capterra, indicó que sólo 27% de los proyectos en México se completa en los plazos establecidos. 

Para evitar los fracasos en la ejecución de un proyecto es necesario que los líderes encargados de gestionarlo estén consientes de cuáles son las causas que podrían poner en riesgo el éxito. Según los datos que arrojó el estudio, el 46% fracasa por no organizar correctamente las distintas tareas, mientras que 41% no administra de forma adecuada los costos.

Otro factor para considerar es la forma en la que se organizan los equipos que gestionarán el proyecto, ya que cada empresa tendrá necesidades y circunstancias diferentes, por lo que debe ponerse mucha atención en la forma en la que se distribuyen las responsabilidades.

“Para la óptima gestión de un proyecto y dependiendo del tamaño de la empresa, es recomendable que haya una persona o un equipo dedicado a esta función, pero no siempre se da este caso en las compañías en México. Únicamente el 38% de los participantes del estudio dijo que en su compañía hay un equipo dedicado a los procesos de administración y planificación de proyectos”, indicó el estudio.

Sin embargo, muchas empresas asignan los proyectos a líderes o equipos que además de gestionar esta nueva tarea, tienen de forma paralela otras responsabilidades que no deben descuidar en el proceso de un proyecto nuevo.

“El 24% de los encuestados señala que la tarea de gestionar los proyectos la lleva un equipo que a la vez tiene otras responsabilidades, mientras que 18% dice que quién lleva la administración de proyectos es sólo una persona y que aparte también tiene otras responsabilidades”, se detalla en el estudio.

5 factores para tener éxito en un proyecto

Basado en los resultados del informe, Capterra propone cinco puntos que las empresas deben considerar para tener una planificación y gestión de proyectos adecuada.

» 1. Contar con la experiencia y tecnología adecuada: El 52% de los encuestados cree que contar con gente que tenga experiencia en el tema del cual se desarrolla el proyecto, es un punto crítico para alcanzar el éxito, además que se debe de contar con los recursos técnicos necesarios para desarrollar las tareas del proyecto.

» 2. Seleccionar el equipo adecuado para el proyecto: El análisis señaló que el 44% de los encuestados cree que contar con los colaboradores adecuados para el proyecto, es un factor de éxito.

Es por eso que las empresas no solo deben centrarse en habilidades técnicas específicas, sino también en competencias profesionales, como la comunicación, el pensamiento crítico y la gestión de conflictos. Esto puede ayudar a la colaboración interfuncional y a aumentar la eficiencia.

» 3. Organizar correctamente las distintas tareas: Los líderes juegan un papel importante en este proceso, pues una organización clara de las tareas proporciona una hoja de ruta y garantiza que todo el mundo sea consciente de sus responsabilidades y plazos. También ayuda a tener una distribución equilibrada de la carga de trabajo, a dar seguimiento y controlar el progreso del proyecto y a gestionar los riesgos si es necesario.

» 4. Presupuestar bien y asegurarse de que se dispone de fondos suficientes: La mala gestión de costos y tener recursos financieros inadecuados son dos factores de riesgo en un proyecto, por eso es importante que la empresa tenga un líder de proyecto que domine las estrategias de gestión de costos y haga una estimación exhaustiva de estos y garantice que los recursos se asignen adecuadamente, sin desperdicio.

» 5. Facilitar las buenas relaciones: Fomentar un entorno de colaboración entre las distintas partes interesadas puede dar lugar a una dinámica de equipo más cohesionada, promover la confianza y evitar conflictos. Todo ello contribuye a obtener mejores resultados del proyecto.